Er zijn vele oplossingen die bedrijven hanteren voor het verzamelen van de IT kosten en het doorbelasten daarvan aan de gebruikers.
Hierin zijn verschillende methodieken te onderscheiden, van simpel tot geavanceerd. We zien dat de gebruikte methode afhankelijk is van de architectuur en de complexiteit in de organisatie enerzijds, en de kwaliteit van de IT cost control functie anderzijds.
Wat betreft architectuur en complexiteit zien we dat wanneer de IT architectuur redelijk homogeen is (bijvoorbeeld 1 ERP, uniforme global software), en de project/baseline complexiteit laag is, de doorbelasting vrij simpel is. Zoals via een high level cost allocatie van de verzamelde IT kosten, op basis van bijvoorbeeld FTE, users, portefeuille, revenue, costbase.
Neemt de heterogeniteit in IT applicaties toe, en/of is de complexiteit van de projectportefeuille en de verdeling van kosten centraal/decentraal groot, dan zien wij vaak een meer geavanceerde methodiek.
Met name als er vele afnemende partijen zijn, die verschillende service niveaus en IT services gebruiken, ontkomt men er niet aan om in de richting van een service-based pricing model te gaan.
Een soort van palet aan services, waarbij de afnemer het gebruik kan aanzetten. Meestal is de reden dat de ontvangende managers willen betalen voor wat ze feitelijk gebruiken, en dat de IT organisatie een prijspeil per service neer moet leggen wat concurrerend is met outsourced oplossingen.
De IT finance organisatie zal dan moeten gaan uitrekenen wat de prijs van de IT services is, om er voor te zorgen dat de afnemers per service-unit een prijs betalen die dekkend is voor de kosten van de IT delivery organisatie.
De IT cost control functie moet dit wel kunnen ondersteunen. IT-FC ziet bij zelfs bij grote rijpe organisaties dat een goede activity based costing methodiek voor IT services soms te wensen overlaat. Ook is het volume inventarisatieproces (VIP) soma niet goed gestructureerd ingeregeld, en is het onduidelijk over welke unit base de kosten verdeeld kunnen worden.
Het klinkt allemaal simpel, maar er is vaak onvoldoende tijd en aandacht om dit eens goed aan te pakken. Het is ook zo dat het natuurlijk niet complex en moeilijk hoeft te worden. Maar bij invoegende en uitvoegende entiteiten/user-bases, het tussentijds aan- en uitzetten van services, het lanceren van nieuwe grote applicaties (e.g. van Oracle12 naar Fusion) in een internationale setting is het wel degelijk renderend om hier gestructureerd mee om te gaan.
IT-FC helpt via de QuickScan met het maken van de juiste keuzes, om zo simpel mogelijk de gestelde costing en charging doelen te bereiken.